La prise de rendez-vous en ligne hospitalière : révolution technologique ?

La prise de rendez-vous constitue le point de départ du parcours de soins. Les hôpitaux s’intéressent de plus en plus à la digitalisation de cette étape.

Dans cette optique, doctoranytime.be, la plateforme de gestion de rendez-vous en ligne n°1 en Belgique a développé un système optimal pour les établissements de santé.

Quels sont les objectifs de la gestion informatique des rendez-vous en milieu hospitalier ?

1 - Désengorger les secrétariats :

D’une part, en diminuant drastiquement le nombre d’appels concernant la prise de rendez-vous en proposant ce service en ligne, 24/7.

Et d’autres parts, en réduisant  le nombre de communications liées à la consultation, en fournissant toutes les informations nécessaires (Bâtiment, étage, liste de documents à fournir et formulaires de préconsultation).

Ces deux points essentiels permettent de limiter les activités chronophages afin de renforcer l’accueil et l'accompagnement du patient.

2 - Diminuer le taux de rendez-vous non honoré :

Un des objectifs majeurs pour les établissements de santé à l’adoption d’un système de gestion de rendez-vous est bien entendu de diminuer le taux d’absentéisme.

Doctoranytime.be prévoit deux grandes catégories d’actions pour réaliser ce challenge.

• • • Automatiser l’envoi de SMS/d’emails de confirmation et de rappels de rendez-vous.

Avec des millions de rappels déjà envoyés, l’algorithme d’envoi est optimisé pour s’adapter à l’organisation des patients. Par exemple, si le rendez-vous est pris plusieurs mois à l’avance, les rappels pourront être multiples en fonction du type de consultation et ne seront pas envoyés au même moment que les patients ayant réservé une semaine à l’avance.

Ce système de rappels est très efficace et se couple idéalement avec la deuxième innovation : les listes d’attentes automatisées.

• • • Faciliter l'annulation pour améliorer l'organisation

La deuxième catégorie d’actions s’articule autour des annulations de rendez-vous.

L’objectif des rappels est de faciliter le processus d’annulation de consultation ainsi que de l’anticiper au maximum pour optimiser les créneaux de consultations libres. Si un patient annule un rendez-vous quelques semaines à l’avance, son créneau de consultation se libère et permet à d’autres patients de le récupérer. Si un patient annule 12h avant la consultation, un autre patient sur liste d’attente peut prendre sa place.

Il s’agit d’un atout pratique à la fois pour le patient et pour les établissements de santé.

3 - Améliorer la communication avec le patient :

Un processus de prise de rendez-vous en ligne permet de personnaliser l’anticipation de la consultation.

Il est donc possible de capter une multitude d’informations différentes en amont de la consultation pour son bon déroulement. Un atout indispensable pour optimiser l’organisation interne.

En impliquant le patient dans le processus de soin, les informations demandées peuvent être plus détaillées. Par exemple, en envoyant automatiquement un questionnaire de pré-consultation en fonction du service médical.

Il est aussi possible d’agir en post-consultation, en envoyant un questionnaire  de suivi ou de satisfaction. Ou bien, une proposition de consultation future automatisée. Par exemple, un email au patient dans 6 mois pour lui conseiller de prendre rendez-vous.

4 - Promouvoir et rendre visible l'offre de soins : 

En plus de proposer la prise de rendez-vous via une API intégrée au site internet de l'hôpital, il est tout à fait possible de proposer  certains services ou praticiens sur la plateforme Doctoranytime. Cette possibilité permet d'améliorer le management de la visibilité de l'offre et bien entendu d'optimiser la gestion des disponibilités afin de maximiser les canaux de communication pour remplacer un rendez-vous annulé, par exemple.

La digitalisation de l'offre est aussi un bénéfice pour les patients via 3 points élémentaires :

• • • Simplifier le parcours de soin.

• • • Fluidifier l’accès à la consultation.

• • • Optimiser les services annexes à la prise de rendez-vous.

Pour conclure, le développement des systèmes de prise de rendez-vous en Belgique est la prochaine étape dans le processus de digitalisation des hôpitaux.

La plus grande difficulté est aujourd'hui organisationnelle. Dans le sens où ce progrès nécessite des efforts d'intégrations que nous essayons d'anticiper, afin de toujours offrir un service optimal à nos collaborateurs et leurs patients.

N'hésitez pas à nous contacter pour plus d'informations.

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L'équipe doctoranytime.